manajemen SDM

SILABUS

MATA KULIAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

DOSEN PEMBINA : KUSTIAWATI NINGSIH, SP

BAB I.            POKOK-POKOK PENGERTIAN MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA

BAB II.           ANALISIS JABATAN

BAB III.         PERENCANAAN PERSONIL DAN PEREKRUTAN

BAB IV.         ORIENTASI DAN PELATIHAN

BAB V.           MENGEMBANGKAN MANAJER

BAB VI.         PENGELOLAAN MUTU DAN PRODUKTIVITAS

BAB VII.        MENILAI KINERJA

BAB VIII.      MENGELOLA KARIER

BAB IX.         MENETAPKAN RANCANGAN PEMBIAYAAN

BAB I.

POKOK-POKOK PENGERTIAN MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA

Manajemen Sumberdaya Manusia adalah kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek “orang” atau sumberdaya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan dan penilaian.

Tahap-tahap dalam Manajemen Sumberdaya Manusia meliputi :

1. Melakukan Analisis Jabatan
2. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan merekrut para calon pekerja
3. Menyeleksi para calon pekerja
4. Memberikan orientasi dan pelatihan bagi karyawan baru
5. Menata olah Upah dan Gaji
6. Menyediakan insentif dan kesejahteraan
7. Menilai Kinerja
8. Mengkomunikasikan (wawancara, penyuluhan, pendisiplinan)
9. Pelatihan dan Pengembangan
10. Membangun komitmen karyawan

Mengapa Manajemen Sumberdaya Manusia itu penting bagi semua manajer? Hal ini karena adanya prinsip manajer “ THE RIGHT MAN ON THE RIGHT PLACE (ORANG YANG TEPAT PADA TEMPAT YANG TEPAT)”

BAB II

ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari sustu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu. produk dari analisis jabatan adalah :

1. Uraian jabatan (job description)

Adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan.

2. Spesifikasi jabatan (job spesification)

Adalah suatu daftar dari “tuntutan manusiawi” suatu jabatan yaitu pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai.

Kegunaan dari informasi analisis jabatan adalah :

1. Perekrutan dan Seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan dan karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan ini. Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

2. Kompensasi

Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan kompensasi yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena kompensasi (seperti gaji dan bonus) yang tepat pada keterampilan dan tingkat pendidikan yang dituntut dari suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggung jawab, dan lain-lain – semua faktor yang dinilai melalui analisis jabatan.

3. Penilaian Kinerja

Suatu penilaian kinerja membandingkan kinerja aktual dari masing-masing karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabatan para ahli tersebut dapat menetapkan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk dilaksanakan.

4. Pelatihan

Informasi analisis jabatan juga digunakan untuk merancang program pelatihan dan pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan keterampilan – dan oleh karena itu pelatihan – yang dituntut.

5. Memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas

Analisis jabatan juga bermanfaat untuk memastikan bahwa semua tugas yang harus dilakukan sesungguhnya ditetapkan untuk posisi khusus.

 

METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

            Metode mengumpulkan informsi analisis jabatan adalah :

1.    Wawancara

Terdapat tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis jabatan yaitu :

a.                     Wawancara individual dengan masing-masing karyawan

b.        Wawancara penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar memiliki pengetahuan tentang jabatan yang dianalisis

c.         Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan pekerjaan yang sama atau identik.

Kelebihan metode wawancara :

·           Wawancara memungkinkan pekerja untuk melaporkan aktivitas dan perilaku yang mungkin menjadi jelas dan tidak sebaliknya.

·           Wawancara juga memberikan suatu peluang untuk menjelaskan kebutuhan akan dan fungsi dari analisis jabatan.

·           Wawancara adalah cara yang relatif sederhana dan cepat untuk mengumpulkan informasi.

Kelemahan metode wawancara :

·                                   Pemutarbalikan informasi karena kesalahpahaman yang tidak disengaja.

Pertanyaan-pertanyaan khas wawancara

v  Apa saja yang dilakukan oleh analisis jabatan?

v  Apa yang merupakan tugas utama dari posisi Anda?apa persisnya yang Anda lakukan?

v  Dalam lokasi fisik apakah Anda bekerja?

v  Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat izin apakah yang merupakan persyaratan?

v  Dalam kegiatan apakah Anda berperan serta?

v  Apa yang merupakan tanggung jawab dan kewajiban jabatan?

v  Apa yang merupakan tanggung gugat (accountabilities) dasar atau standar kinerja yang menjadi ciri khas kerja Anda?

v  Apa yang merupakan tanggung jawab Anda? Lingkungan dan kondisi kerja apakah yang tercakup?

v  Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan mental?

v  Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan?

v  Apakah Anda terekspose ke kondisi kerja yang berbahaya atau tidak biasa?

Pedoman Wawancara

1. Seorang analisis jabatan dan penyelia hendaknya kerja bersama. Identifikasikan karyawan yang tahu paling banyak tentang jabatan, juga mereka yang mungkin diharapkan menjadi paling obyektif dalam menggambarkan tugas-tugas dan tanggung jawab mereka.
2. Adakanlah hubungan cepat dengan peserta wawancara dengan mengetahui nama pribadi, berbicara dalam bahasa yang mudah dimengerti, secara singkat meninjau tujuan wawancara, dan menjelaskan bagaimana orang akhirnya dipilih untuk wawancara.
3. Ikutilah suatu pedoman terstruktur atau daftar, yang berisi pertanyaan dan memberi ruang untuk jawaban.
4. Bila tugas-tugas tidak dijalankan dengan cara yang teratur - misalnya bila karyawan tidak melakukan pekerjaan yang sama berulang kali dalam sehari  -Anda hendaknya meminta karyawan untuk mendaftarkan tugas-tugasnya dalam urutan arti pentingnya dan frekuensi terjadinya.

2.        Kuesioner

Ø    Kuesioner adalah merupakan daftar pertanyaan terstruktur.

Ø Keuntungan wawancara dengan kuesioner : kuesioner merupakan cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan; lebih murah daripada mewawancarai ratusan karyawan.

Ø Kekurangan wawancara dengan kuesioner : mengembangkan kuesioner dan mengujinya bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

3.        Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat bila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.

4.        Buku Harian (Diary/Logs) Peserta

Metode lain adalah dengan meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari.

5.    Teknik analisis jabatan kuantitatif

a.       Kuesioner Analisis Posisi (Position Analysis Questionnaire : PAQ) adalah suatu kuesioner analisis jabatan yang sangat terstruktur.

Keuntungan PAQ :

Ø  Menyajikan suatu skor kuantitatif atau profil dari jabatan apa pun dilihat dari bagaimana tingkat jabatan itu pada lima ciri jabatan dasar : (1) melakukan pengambilan keputusan/komunikasi/tanggung jawab sosial, (2) melakukan kegiatan-kegiatan terlatih, (3) aktif secara fisik, (4) mengoperasikan kendaraan/peralatan, dan (5) mengolah informasi.

b.      Analisis jabatan Department of Labor (DOL) adalah metode yang dilakukan untuk menilai, mengklasifikasi dan membandingkan secara tepat setiap jenis jabatan yang didasrkan pada data, orang dan barang.

c.       Analisis jabatan fungsional adalah suatu metode untuk mengklasifikasi jabatan-jabatan yang sama dengan Analisis jabatan Department of Labor tetapi selain memperhitungkan sejauh mana instruksi spesifik, penalaran, penilaian dan fasilitas verbal perlu untuk menjalankan tugas-tugas jabatan.

MENULIS URAIAN JABATAN

1. Identifikasi jabatan

a.       Nama jabatan : menspesifikasikan nama jabatan seperti : manajer penjualan, manajer produksi dan lain-lain.

b.      Status jabatan : identifikasi cepat atas status eksem (bebas) atau tidak eksem dari jabatan (berdasarkan undang-undang standar kerja yang adil, posisi-posisi tertentu, terutama administratif dan profesional, adalah eksem dari ketentuan gaji kelebihan waktu dan gaji minimum dari undang-undang tersebut.

c.       Kode jabatan : memungkinkan perujukan yang mudah atas semua jabatan.

2. Rangkuman Jabatan

Rangkuman jabatan menggambarkan sifat umum dari jabatan, yang mendaftarkan hanya fungsi dan kegiatan utamanya.

3. Hubungan

Penetapan hubungan memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan yang lain di dalam dan di luar organisasi.

4. Tanggung Jawab dan Kewajiban

Bagian ini menggambarkan daftar yang rinci tentang tanggung jawab dan kewajiban sebenarnya dari jabatan.

5. Wewenang

Bagian ini menentukan batas-batas wewenang pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusan misalnya supervisi langsung dari personil yang lain  dan batas-bats penganggaran.

6. Standar Kinerja

Bagian ini menetapkan standar standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan dalam masing-masing tugas dan tanggung jawab utama dari uraian jabatan.

7. Kondisi kerja dan lingkungan fisik

Uraian jabatan juga akan mendaftarkan kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Ini mungkin mencakup hal-hal seperti tingkat kebisingan, kondisi yang berbahaya, atau kepanasan.

8. Spesifikasi jabatan

Pedoman spesifikasi jabatan adalah :

a.       Harus jelas. Uraian jabatan hendaknya melukiskan pekerjaan dari posisi itu sebenarnya baik sehingga tugas-tugas itu jelas dan tanpa rujukan ke uraian jabatan lain.

b.      Menunjukkan lingkup wewenang

c.       Harus spesifik. Pilihlah kata-kata spesifik untuk menunjukkan (1) jenis pekerjaan, (2) tingkat kerumitan, (3) tingkat keterampilan yang dituntut, (4) sejauh mana masalah-masalah distandardisasi, (5) luasnya tanggung jawab karyawan untuk setiap fase kerja, dan (6) tingkat dan jenis tanggung gugat.

d.      Harus singkat. Pernyataan yang singkat, akurat biasanya paling baik menyelesaikan tujuan.

e.       Periksa ulang (recheck). Akhirnya, untuk memeriksa apakah uraian itu memenuhi tuntutan dasar, tanyakanlah diri anda sendiri, “akankah seorang karyawan baru memahami jabatan seandainya dia membaca uraian jabatan itu?”