komunikasi bisnis

LAPORAN BISNIS
(BUSINESS REPORTS)

LAPORAN BISNIS ADALAH SUATU LAPORAN YANG MEMILIKI SIFAT NETRAL, TIDAK MEMIHAK, MEMILIKI TUJUAN YANG JELAS, DAN BERISI RENCANA PENYAJIAN FAKTA KEPADA SEORANG ATAU LEBIH UNTUK TUJUAN BISNIS TERTENTU.

LAPORAN BISNIS ADALAH PESAN-PESAN YANG OBJEKTIF DAN TERSUSUN TERATUR, YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYAMPAIKAN INFORMASI DARI SUATU BAGIAN ORGANISASIONAL ATAU DARI SATU INSTITUSI/LEMBAGA, KE LEMBAGA LAIN, UNTUK MEMBANTU PENGAMBILAN KEPUTUSAN ATAU PEMECAHAN MASALAH.

v  MENURUT FUNGSINYA

                A. INFORMATIONAL REPORTS :

                                - LAPORAN PERKEMBANGAN     (PROGRESS REPORTS)

                                - LAPORAN SEMENTARA (INTERIM          REPORTS)

                                - LAPORAN TRIWULAN (QUARTERLY       REPORTS)

B. ANALITYCAL REPORT:

                                - RECOMMENDATION REPORTS

                                - JUSTIFICATION REPORTS

v MENURUT SUBJEKNYA

                LAPORAN AKUNTANSI, LAPORAN PERIKLANAN, LAPORAN PEMBELANJAAN DLL.

v MENURUT FORMALITAS

                LONG REPORTS/LAPORAN FORMAL

                SHORT REPORTS/LAPORAN NONFORMAL

v  MENURUT KEASLIAN

                LAPORAN OTORITAS DAN LAPORAN SUKARELA.

v  MENURUT FREKUENSI

                LAPORAN BERKALA DAN LAPORAN KHUSUS

v  MENURUT JENIS ATAU PENAMPILAN

                LAPORAN MEMORANDUM, LAPORAN SURAT.

v  MENURUT KEASLIAN

                LAPORAN OTORITAS DAN LAPORAN SUKARELA.

v  MENURUT FREKUENSI

                LAPORAN BERKALA DAN LAPORAN KHUSUS

v  MENURUT JENIS ATAU PENAMPILAN

                LAPORAN MEMORANDUM, LAPORAN SURAT.

v  MENURUT PELAKSANAAN PROYEK

                LAPORAN PENDAHULUAN, LAP. PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR.

v  MENURUT PELAKSANAAN PERTEMUAN

                AGENDA, RESOLUSI, NOTULEN DAN LAPORAN PERTEMUAN (PROCEEDINGS).

BAGIAN POKOK LAPORAN

ü  PENDAHULUAN

ü   TEKS (BODY) DAN

ü   PENUTUP

CARA MENYUSUN TUBUH LAPORAN

v CARA DEDUKTIF ATAU LANGSUNG YAITU MENGGAMBARKAN LAPORAN DARI BELAKANG KE DEPAN ATAU MENJELASKAN IDE POKOK ATAI REKOMENDASI TERLEBIH DAHULU SEBELUM MENJELASKAN HAL-HAL YANG RINCI.

v CARA INDUKTIF  MENJELASKAN FAKTA-FAKTA YANG ADA SEBELUM IDE POKOK DAN KESIMPULAN ATAU REKOMENDASI YANG DIKEMUKAKAN.

               

tugas terstruktur komunikasi bisnis

TUGAS TERSTRUKTUR
MATA KULIAH : KOMUNIKASI BISNIS
DOSEN : KUSTIAWATI NINGSIH, MP.


Pelajarilah contoh kasus di bawah ini kemudian jawablah dengan berlandaskan pada materi yang telah ada.

1. Sebuah memo sering hanya memiliki tujuan tunggal (single purpose). Apakah anda setuju terhadap pernyataan tersebut? Mengapa?

2. Sebuah perusahaan ternama di ibukota yang bergerak di bidang properti mengusulkan suatu kebijakan yang baru; pada tahun mendatang, seluruh staf perencanaan harus lulusan MBA dari universitas luar negeri yang ternama. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi persaingan dunia bisnis properti yang dari tahun ke tahun semakin marak dan tajam. Untuk meyakinkan boss Anda, yaitu Direktur Perencanaan, maka saluran dan media apa yang akan Anda gunakan.


3. Seandainya Anda diminta untuk memberikan ceramah di hadapan masyarakat yang memiliki latar belakang yang berbeda dengan pendidikan Anda, apa saja yang perlu Anda persiapkan agar komunikasi Anda bisa mencapai sasaran?

4. Anda adalah seorang karyawan di toko terkenal di Surabaya. Tugas anda sehari-hari adalah menyeleksi semua produk sebeluim diperjual belikan di toko tersebut. Dalam proses seleksi tersebut, anda menemukan beberapa jenis produk makanan dan minuman yang sudah kadaluarsa. Atas dasar itu buatlah analisis CFR mengenai temuan anda.


5. Anda adalah seorang karyawan di sebuah Bank terkenal di Kabupaten Pamekasan. Tugas Anda adalah sebagai Customer Service. Pada suatu hari, ada seorang calon nasabah datang ke Anda yang karena sesuatu dan lain hal di bank terdahulu dia menutup rekeningnya dan menyatakan ingin pindah dan membuka rekening baru di bank tempat anda bekerja. Bagaimana cara Anda memotivasi calon nasabah tersebut agar yakin untuk menjadi nasabah di bank tempat anda bekerja?

komunikasi bisnis

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses Komposisi :
 Perencanaan : Ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan
 Komposisi : Penyusunan atau penganturan kata-kata, kalimat dan paragraf
 Revisi : Telaah terhadap maksud dan isi pesan apakah sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

B. PENENTUAN TUJUAN
Merupakan langkah awal perencanaan komposisi.
1. Mengapa Tujuan harus jelas
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang kecil, sebaiknya penyampaian pesan ditahan dahulu. Sebaliknya jika pesan sangat penting dan mempunyai pengaruh yang besar, pesan sebaiknya disampaikan/diteruskan.

b. Keputusan untuk menanggapi audience
 Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audience.
 Harapan komunikator dan audience harus sejalan.

c. Keputusan untuk memusatkan isi
Komunikator memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

d. Keputusan unuk menetapkan saluran dan media
Saluran/media yang akan digunakan tergantung pada tujuan yang akan dicapai.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis
 Memberi informasi (informing)
 Memberi persuasi (Persuading)
 Kolaborasi (Colaborating)

3. Cara Menguji Tujuan
 Realistik?
 Tepat waktu?
 Tepat orangnya (pengirim pesan)?
 Sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan?

C. ANALISIS AUDIENCE
1. Cara mengembangkan profil audience
a. Jumlah dan komposisi.
b. Siapa audience?
c. Reaksi audience?
d. Bagaiman tingkat pemahaman audience?
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?

2. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience
a. Cari apa yang diinginkan.
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan.
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat.
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

D. PENENTUAN IDE POKOK
1. Teknik Brainstorming
a. Storyteller’s Tour : menggunakan tape recorder.
b. Random list : Menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
c. CFR (Cnclusion, Findings, Recommendations) Worksheet.
d. Jurnalistic Approach : 4 W 1 H.
2. Pembatasan cakupan

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
1. Komunikasi Lisan (Oral communication)
 Mampu memberikan umpan balik (feedback) dengan cepat
 Digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak perlu catatan permanen.
 Ekonomis.


2. Komunikasi tertulis
 Penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
 Digunakan bila pesan yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang dan jumlah audience besar dan menyebar.