komunikasi bisnis

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses Komposisi :
 Perencanaan : Ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan
 Komposisi : Penyusunan atau penganturan kata-kata, kalimat dan paragraf
 Revisi : Telaah terhadap maksud dan isi pesan apakah sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

B. PENENTUAN TUJUAN
Merupakan langkah awal perencanaan komposisi.
1. Mengapa Tujuan harus jelas
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang kecil, sebaiknya penyampaian pesan ditahan dahulu. Sebaliknya jika pesan sangat penting dan mempunyai pengaruh yang besar, pesan sebaiknya disampaikan/diteruskan.

b. Keputusan untuk menanggapi audience
 Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audience.
 Harapan komunikator dan audience harus sejalan.

c. Keputusan untuk memusatkan isi
Komunikator memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

d. Keputusan unuk menetapkan saluran dan media
Saluran/media yang akan digunakan tergantung pada tujuan yang akan dicapai.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis
 Memberi informasi (informing)
 Memberi persuasi (Persuading)
 Kolaborasi (Colaborating)

3. Cara Menguji Tujuan
 Realistik?
 Tepat waktu?
 Tepat orangnya (pengirim pesan)?
 Sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan?

C. ANALISIS AUDIENCE
1. Cara mengembangkan profil audience
a. Jumlah dan komposisi.
b. Siapa audience?
c. Reaksi audience?
d. Bagaiman tingkat pemahaman audience?
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?

2. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience
a. Cari apa yang diinginkan.
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan.
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat.
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

D. PENENTUAN IDE POKOK
1. Teknik Brainstorming
a. Storyteller’s Tour : menggunakan tape recorder.
b. Random list : Menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
c. CFR (Cnclusion, Findings, Recommendations) Worksheet.
d. Jurnalistic Approach : 4 W 1 H.
2. Pembatasan cakupan

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
1. Komunikasi Lisan (Oral communication)
 Mampu memberikan umpan balik (feedback) dengan cepat
 Digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak perlu catatan permanen.
 Ekonomis.


2. Komunikasi tertulis
 Penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
 Digunakan bila pesan yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang dan jumlah audience besar dan menyebar.